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企业事业单位档案工作规范
 

 

 

 江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范

 

1  组织管理

1.1  管理职责

1.1.1  组织学习、宣传档案法律法规,增强全员档案意识。

1.1.2  档案工作纳入单位年度工作计划。

1.1.3  档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1.1.4  重视档案工作,保障档案工作所需经费。

1.2  机构人员

1.2.1  成立综合性档案工作机构,各种门类、载体档案集中统一管理。

1.2.2  建立健全档案管理网络。

1.2.3  适应档案工作需要,配备档案工作人员。

1.3  管理制度

1.3.1  制订并落实档案工作制度。

1.3.2  有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

1.4  业务联系

1.4.1  积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1.4.2  对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

2  基础业务

2.1  归档

2.1.1  制定文件材料归档范围和保管期限表。

2.1.2  应归档文件材料齐全完整。

2.1.3  文件材料归档及时。

2.1.4  文件材料形成质量符合归档要求。

2.1.5  收集与档案有关的资料。

2.2  整理

2.2.1  制定档案分类方案。

2.2.2  档案、资料整理上架。

2.2.3  档案整理符合国家有关规范要求。

2.2.4  档案排列有序。

2.3  保管

2.3.1  档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

2.3.2  档案库房选址得当,有必要的防护措施。

2.3.3  配备符合要求的档案装具。

2.3.4  全宗卷符合规范要求。

2.3.5  存放索引或存放示意图清晰、准确。

2.3.6  坚持测记库房温湿度,定期检查档案。

2.3.7  对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

2.4  鉴定统计

2.4.1  按规定开展档案鉴定工作。

2.4.2  开展档案收进、移出登记,建立档案统计台帐。

2.4.3  按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

2.5  移交

2.5.1  及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

2.5.2  及时向档案馆提供主动公开信息。

3  信息化建设

3.1  信息化建设规划

3.1.1  档案信息化与单位信息化同步规划实施。

3.2  信息化设备

3.2.1  配备必要的档案信息化设备。

3.3  管理系统

3.3.1  开展档案管理系统建设。

3.3.2  充分应用档案管理系统。

3.4  数据库

3.4.1  开展档案数据库建设。

3.4.2  开展档案数据库应用。

3.5  电子文件归档与管理

3.5.1  电子文件归档与管理符合规范要求。

3.6  信息安全

3.6.1  确保档案系统和信息数据安全。

4  开发利用

4.1  检索

4.1.1  编制全宗指南。

4.1.2  编制档案目录。

4.2  利用服务

4.2.1  档案人员熟悉库藏。

4.2.2  建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

4.2.3  档案利用服务成效显著。

4.2.4  编有档案利用效果典型事例汇编。

4.3  编研

4.3.1  开展档案编研工作。

4.4  陈列展览

4.4.1  建立陈列室,举办档案陈列展览。

5  附则

5.1  本规范适用于本省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业事业单位。

5.2  本规范是各单位开展档案管理工作的标准,也是档案行政管理部门检查考核档案工作的依据。

5.3  本规范的实施内容见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》(附件一)。

5.4  本规范的测评方法见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评规程》(附件二)。

 

附件:1.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则

      2.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规程


附件1

 

《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》

 

测 评 细 则

 

编号

     

分值

           

 

1

组织管理

18

 

 

1.1

管理职责

4

 

 

1.1.1

组织学习、宣传档案法律法规,增强全员档案意识。

1

1)组织全体人员学习《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》,并开展宣传活动,0.5分;

 

2)有事例和记录说明成效,0.5分。

 

1.1.2

档案工作纳入单位年度工作计划。

1

近三年单位年度工作计划中列有档案工作内容,1分。

 

1.1.3

档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1

1)纳入领导岗位职责,0.5分;

 

2)纳入单位档案员和部门兼职档案人员岗位职责或职位分类说明书中,0.5分。

 

1.1.4

重视档案工作,保障档案工作所需经费。

1

领导经常过问和检查档案工作,有效解决实际问题,单位档案工作所需经费有保障,1分。

 

1.2

机构人员

8

 

 

1.2.1

成立综合性的档案工作机构,各种门类、载体档案集中统一管理。

2

1)有文件明确成立综合性的档案工作机构,1分;

 

2)实现了单位各种门类、载体档案的集中统一管理,1分。

 

1.2.2

建立健全档案管理网络。

1.5

1)档案管理网络健全,1分;

 

2)能正常开展年度文件材料归档等档案业务活动,0.5分。

 

1.2.3

适应档案工作需要,配备档案工作人员。

4.5

1)档案人员均具有大专以上文化程度,1分;

 

*2)档案部门工作人员50%以上具有本科以上文化程度,0.5分;

 

3)档案人员经过档案专业岗位培训并取得上岗资格,1分;

 

4)档案人员工作认真负责,按时完成各项工作任务,1分;

 

*5)近三年档案人员在省级以上刊物、档案专业会议发表、交流业务文章,或获得省级以上档案优秀科技成果奖励,1分。

 

1.3

管理制度

4

 

 

1.3.1

制订并落实档案工作制度。

2

制订并落实了文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等档案工作制度。

 

1.3.2

有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

2

有具体措施或手段,如“三纳入”(档案工作纳入单位领导议事日程,纳入单位规章制度及工作流程,纳入单位有关部门和人员的经济责任制或岗位责任制)、“四参加”(档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设备开箱)等保证档案的完整、准确、系统。

 

1.4

业务联系

2

 

 

1.4.1

积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1

1)按时完成同级档案行政管理部门布置的工作任务,0.5分;

 

2)在档案行政管理部门近三年组织的有关检查中达到合格以上,0.5分。

 

1.4.2

对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

1

1)定期组织本系统和所属单位开展档案业务检查、交流活动,一年不少于一次,0.5分;

 

2)开展对本系统和所属单位档案工作的业务指导,0.5分。

 

2

基础业务

53

 

 

2.1

归档

14

 

 

2.1.1

制定文件材料归档范围和保管期限表。

2

按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求编制了文件材料归档范围和档案保管期限表。

 

2.1.2

应归档文件材料齐全完整。

8

各种门类、载体的应归档文件材料齐全完整。

 

     
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